日本鍼灸大学 
はじめに
鍼灸院は患者との信頼を基盤に成り立つサービス業です。その信頼を根底から揺るがしかねないリスクのひとつが「スタッフ退職時の顧客情報持ち出し」です。患者の氏名、連絡先、来院履歴、健康状態、施術内容などは、単なる連絡帳ではなく、法的に厳格に保護されるべき「個人データ」です。もしこれが退職スタッフによって不正に持ち出されれば、プライバシー侵害による損害賠償請求、刑事罰、さらには院の評判低下や患者離れといった経営上の深刻なダメージを招きます。現代ではUSBメモリやクラウドサービス、スマートフォンのカメラを使えば、紙やシステムの情報を簡単に持ち出せてしまうため、事前の予防策と退職時の厳格な対応が欠かせません。本記事では、採用時から退職まで一貫して実行できる法的・実務的な防止策を詳しく解説します。
1. 顧客情報持ち出しが重大な問題となる理由
顧客情報の流出は単なる情報管理ミスではなく、患者との信頼関係を損なう重大なコンプライアンス違反です。特に鍼灸院では「通院事実」や「健康状態」が含まれるため、流出時の被害は精神的・経済的損害に直結します。さらに、流出情報が他院の営業や独立後の顧客勧誘に使われると、患者が望まぬ勧誘を受けるだけでなく、院としての競争力も低下します。
2. 法的根拠と罰則
- 個人情報保護法（2022年改正）：不正な第三者提供の禁止。違反時は最大1年以下の懲役または100万円以下の罰金。
- 不正競争防止法：顧客名簿など営業秘密の持ち出しは刑事罰・民事訴訟の対象。
- 民法：不法行為による損害賠償請求が可能。
これらの法的枠組みにより、スタッフは在職中だけでなく退職後も秘密保持義務を負います。
3. 採用時からの予防策
- 雇用契約書に明記：「在職中および退職後も顧客情報の秘密を保持する義務」「違反時の損害賠償責任」
- 秘密保持誓約書の提出：名簿コピー、スクリーンショット、クラウド共有など具体的禁止行為を列挙
- 教育・研修：個人情報保護の重要性や法的リスクを定期的に伝え、意識を高める
4. 在職中の管理体制強化
- アクセス権限の最小化：業務に不要なデータは閲覧不可に設定
- 印刷制限：印刷権限を限定し、履歴を残す
- クラウド利用の制限：業務用アカウントのみ使用し、私用端末からのアクセスを禁止
- 端末管理：貸与PCやタブレットは資産台帳で管理し、利用状況を定期確認
5. 退職時のチェックリスト
- 貸与端末・鍵・書類の返却確認
- システムアカウント、メール、LINE公式の権限削除
- クラウド共有解除（Google Drive、Dropbox等）
- 外部記憶媒体の利用履歴確認
- 退職面談での持ち出し禁止の口頭再確認
6. 実務での具体的防止策
- 一元管理システムの導入：紙とデジタルの情報を別々に保管せず、アクセス制限が可能なシステムで管理
- ログ監視：アクセス履歴やデータコピー履歴を自動記録
- 二重認証：外部からのアクセスにはワンタイムパスコードを必須化
- 物理的管理：患者カルテや契約書は施錠保管
7. トラブル事例と再発防止策
事例1：退職者が患者名簿を印刷し独立開業後にDM送付。→印刷権限の制限と印刷履歴監査を導入。
事例2：私用スマホで患者連絡先を保存し退職後も利用。→個人端末での患者連絡を禁止し、公式ツールに統一。
8. 院内ルールの策定例
- 顧客情報は業務目的以外で利用禁止
- 外部記憶媒体へのコピーは禁止
- 違反時の懲戒処分と法的措置を明記
- 年1回の内部監査で運用状況を確認
まとめ
スタッフ退職時の顧客情報持ち出しは、鍼灸院の信用を一瞬で失わせる重大なリスクです。採用時から契約・誓約書・教育を通じて予防線を張り、在職中はアクセス権限や印刷制限、端末管理で漏洩リスクを最小化し、退職時にはチェックリストを用いて確実に対応することが重要です。さらに、日常業務の中で「患者情報は院の資産であり、患者の信頼そのもの」という意識を全スタッフが持つ文化を育てることが、最終的な防止策になります。
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